À propos

ARTICLE 1 — INTERPRÉTATION

Dans les règlements et résolutions de l’Association, à moins que le contexte ne s’y oppose, le genre masculin comprend le féminin, le nombre singulier s’étend au pluriel et les termes suivants signifient :

(1) « administrateur » : membre du Conseil d’administration de l’Association du personnel de direction de la Ville de Québec;

(2) « conseil » : le conseil d’administration de l’Association du personnel de direction de la Ville de Québec;

(3) « cadre de maîtrise » : employé exerçant leur activité à titre de contremaître, de surintendant ou de responsable d’équipements;

(4) « cadre de gestion » : employé exerçant leur activité à un titre autre que ceux des cadres de maîtrise;

(5) « Association » : Association du personnel de direction de la Ville de Québec;

(6) « Officier » : administrateur nommé à un poste de trésorier ou de secrétaire.

ARTICLE 2 — SIÈGE

(1) Le siège de l’Association est situé dans la Ville de Québec ou à toute autre adresse que
déterminera le conseil d’administration, sujet aux dispositions applicables de la loi.

ARTICLE 3 — CATÉGORIES DE MEMBRES

(1) L’Association comprend deux (2) catégories de membres, les membres réguliers et les
membres retraités.

(2) Sont membres réguliers de l’Association, les personnes physiques qui font partie du
personnel de direction de la Ville de Québec, qui ont été acceptées par le conseil
d’administration et qui paient la cotisation exigée.

La Ville de Québec retient directement sur la paie de toute personne qui occupe un emploi de direction, la cotisation établie par l’Association dès son embauche ou sa nomination à
un tel poste à moins que cette personne fasse parvenir à la Ville de Québec, avec copie à l’Association, un avis écrit de son intention de ne pas adhérer à l’Association.

(3) Toute personne qui occupe un poste de personnel de direction à la Ville de Québec, mais qui ne fait pas partie de l’Association, peut en tout temps demander d’y adhérer.

Le conseil d’administration peut alors définir certaines conditions d’adhésion pour tenir compte de situations particulières qui pourraient concerner ce cadre.

Le cadre à l’emploi de la Ville de Québec, qui veut devenir membre de l’Association doit
cependant respecter une période de trois (3) mois avant d’avoir accès aux services de l’Association.

(4) Toute personne à l’emploi de la Ville de Québec qui est nommée à un poste du personnel de direction adhère à l’Association de la manière prévue au paragraphe 2.

Cependant, le conseil d’administration peut, selon les circonstances, prévoir des restrictions à l’égard des services qu’elle dispensera à ce membre en tenant compte notamment de litiges ou de griefs antérieurs ou en cours qui concerneraient cette personne.

(5) Les membres retraités sont les membres réguliers de l’Association qui ont pris leur retraite et qui ont été acceptés par le conseil d’administration comme membres retraités qui paient la cotisation exigée le cas échéant.

ARTICLE 5 — PERTE DE LA QUALITÉ DE MEMBRE

Tout membre régulier cesse d’être membre : a) s’il cesse d’être un employé du personnel de
direction de la Ville de Québec b) s’il avise le secrétaire de l’Association de sa démission comme
membre de celle-ci c) s’il est congédié après épuisement des recours, le cas échéant.

ARTICLE 6 — ASSEMBLÉE GÉNÉRALE — AVIS DE CONVOCATION

Un avis de convocation, qu’accompagne ou qui contient un ordre du jour sommaire, est
transmis par voie électronique ou par écrit à chaque membre régulier au moins quinze (15)
jours avant toute assemblée générale annuelle des membres, sauf dispense ou renonciation
de ceux-ci, formulée d’avance par écrit (incluant par courriel) ou verbalement séance tenante.

Une telle dispense ou renonciation permet d’étudier et de décider de toutes affaires ou
questions qui peuvent l’être lors d’une assemblée générale.

Une assemblée générale spéciale peut-être convoquée sans délai par tous moyens.

ARTICLE 8 — LIEU DES ASSEMBLÉES

L’assemblée générale, annuelle ou spéciale, des membres a lieu au siège de l’Association ou ailleurs à Québec, au choix du conseil.
Sur résolution du conseil, les membres peuvent être invités à participer à une assemblée générale à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux, notamment par téléphone et visioconférence. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

ARTICLE 9 — QUORUM

Aux assemblées générales ou spéciales des membres, le quorum est de vingt-cinq (25) membres réguliers.

ARTICLE 10 — VOTE

(1) À toute assemblée générale, annuelle ou spéciale des membres, chaque membre régulier a droit à un (1) vote.

(2) Le vote par procuration n’est pas permis.

(3) Le vote est exprimé à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit décidé par l’assemblée générale sur proposition dûment adoptée par la majorité des membres présents.
Lorsqu’une assemblée est tenue en mode virtuel, un vote peut être entièrement tenu par tout moyen de communication permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé.

(4) À moins que la loi ou les règlements n’y pourvoient autrement, les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas d’égalité des voix, le président de l’Association a droit à un second vote ou vote prépondérant.

ARTICLE 11 — POUVOIRS ET DEVOIRS DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

(1) L’assemblée générale annuelle des membres adopte les règlements généraux et de fonctionnement de l’Association de même que leurs amendements ou abrogation; elle adopte aussi les résolutions disposant des matières de sa compétence.
(2) L’assemblée générale des membres doit notamment procéder :
(a) À l’élection des administrateurs du conseil d’administration;
(b) À la nomination d’un vérificateur externe;
(c) À l’approbation des différents rapports;
(d) À la fixation de la cotisation annuelle;
(e) À décréter la mise en place d’un fonds de réserve pour la défense générale et individuelle de ses membres;
(f) À la fixation du pourcentage de la cotisation dédiée au dit fonds de réserve pour la défense générale et individuelle de ses membres;
(g) À décider de toute question ou affaire qui lui est soumise par le conseil d’administration.

ARTICLE 12 — CONVOCATION PAR LES MEMBRES

Dans les quinze (15) jours de la réception par le secrétaire d’une demande écrite à cette fin, signée par au moins vingt-cinq (25) membres réguliers, le conseil doit convoquer et tenir une assemblée générale spéciale des membres pour délibérer sur les sujets mentionnés dans la demande.

ARTICLE 13 — AJOURNEMENT

Le président de l’assemblée peut ajourner toute assemblée générale ou spéciale des membres avec le consentement de la majorité des membres réguliers présents sans qu’il soit nécessaire de donner aux membres un avis formel de cet ajournement. Toute affaire qui pouvait être validement traitée à l’assemblée concernée peut l’être également à l’assemblée ajournée sans aucune autre formalité.

CONSEIL D’ADMINISTRATION

ARTICLE 14 — COMPOSITION ET QUORUM

(1) Le conseil se compose de onze (11) administrateurs.

(2) Le quorum du conseil est de six (6) administrateurs.

(3) Le conseil est composé d’un président et de deux (2) vice-présidents : l’un du groupe cadre de gestion et l’autre du groupe cadre de maîtrise, élus au suffrage universel. Cependant, s’il survient une « vacance » en cours de mandat pour le poste de président, le conseil d’administration comble celui-ci parmi les administrateurs qui composent le conseil d’administration pour la durée du mandat restant. S’il survient une « vacance » en cours de mandat pour les postes de vice-président, le conseil d’administration comble celle-ci parmi les administrateurs du groupe concerné pour la durée du mandat restant. L’élection aux postes de président et de vice-présidents s’effectue en alternance d’une année à l’autre.

(4) Quatre (4) sièges d’administrateurs sont réservés au conseil d’administration aux cadres de maîtrise et quatre (4) sièges d’administrateurs sont réservés aux cadres de gestion.

ARTICLE 15 — ADMISSIBILITÉ

Seuls les membres réguliers sont admissibles au conseil.

ARTICLE 16 — DURÉE DU MANDAT

(1) Le mandat de chaque administrateur est de deux (2) ans se terminant à la fin de l’assemblée générale de l’année d’échéance. Tout administrateur dont le mandat se termine est rééligible. Lorsqu’il s’agit d’une année impaire, six (6) postes sont en élection et lors d’une année paire, cinq (5) postes d’administrateurs, voient leur mandat se terminer.

(2) Sous réserve des dispositions de l’article 16 (5), un administrateur demeure en fonction jusqu’à l’élection de son successeur.

(3) Le mandat d’un administrateur prend fin automatiquement en cas de décès, d’inéligibilité en vertu de la loi, de destitution ou s’il cesse d’être membre.

(4) Un administrateur peut démissionner de ses fonctions en donnant un avis écrit à cet effet au président.

(5) La destitution d’un administrateur s’effectue par les membres réguliers, à la majorité d’entre eux présents lors d’une assemblée spéciale des membres convoquée à cette fin par le conseil. Au cours de cette même assemblée, les membres réguliers peuvent procéder à l’élection d’un nouvel administrateur dans le respect des règles d’appartenance et de la procédure prévues à l’article 14 (4). L’administrateur dont on demande la destitution a le droit d’être entendu.

(6) Le conseil peut combler toute vacance qui survient parmi les administrateurs dans le respect des règles d’appartenance et de la procédure prévues à l’article 14 (4). Le mandat de l’administrateur ainsi nommé prend fin au moment où celui de son prédécesseur aurait normalement pris fin.

ARTICLE 17 — LIEU DES RÉUNIONS

Le conseil tient ses assemblées aussi souvent qu’il l’estime nécessaire et au lieu ou selon le mode qu’il détermine.

ARTICLE 18 — CONVOCATION

(1) Le conseil peut être convoqué par le président ou par deux (2) administrateurs agissant conjointement.

(2) Le secrétaire donne un avis écrit ou électronique d’au moins deux (2) jours de la tenue de chaque réunion du conseil, sauf dispense préalable et spéciale décrétée par le conseil ou renonciation expresse de tous les administrateurs exprimée verbalement ou par écrit.

ARTICLE 19 — POUVOIRS DU CONSEIL

(1) Le conseil exerce tous les pouvoirs de l’Association, sauf ceux qui sont réservés expressément aux membres par la loi, les lettres patentes ou les règlements.

(2) Le conseil règle à tous égards les conditions d’admissibilité de tous les membres réguliers et retraités.

(3) Sans limiter la généralité de l’article 19 (1), le conseil peut notamment :
(a) Établir les objectifs de l’Association;
(b) Adopter les prévisions budgétaires et présenter les états financiers;
(c) Acquérir ou aliéner au prix qu’il estime approprié tout bien meuble ou immeuble;
(d) Autoriser tous contrats ou dépenses;
(e) Nommer et révoquer les employés de l’Association et déterminer leurs attributions et leur rémunération;
(f) Autoriser les mandats, en régler la forme et le contenu, désigner les mandataires et déterminer leur rémunération;
(g) Autoriser le remboursement des frais encourus par les administrateurs, officiers, employés et mandataires de l’Association dans l’exécution de leurs fonctions ou mandat;
(h) Autoriser la représentation de l’Association en justice, désigner les procureurs ou représentants de l’Association et autoriser l’exercice de toute procédure judiciaire ou administrative;
(i) Autoriser le recouvrement de créances, la remise totale ou partielle de dettes et la signature de transactions, quittances, compromis et concordats;
(j) Constituer tout comité ou sous-comité qu’il jugera nécessaire, de nommer et révoquer leurs membres et déterminer leurs pouvoirs;
(k) Décréter la suspension des droits et privilèges d’un membre avec un avis de trente (30) jours ou son expulsion pour violation de la loi, des lettres patentes ou des règlements, conduite incompatible avec les buts poursuivis par l’Association ou parce que le membre ne rencontre plus les conditions d’admissibilité pour être membre de l’Association. Le membre dont on demande la destitution a le droit d’être entendu

(4) Le conseil exerce ses pouvoirs par résolution sauf lorsque la loi en prévoit l’exercice par règlement.

(5) Le conseil peut déléguer, de temps à autre, certains de ses pouvoirs à un comité exécutif ou à tout administrateur, officier, employé de l’Association ou autre personne qu’il désigne.

(6) Le conseil peut nommer le président d’élection, le secrétaire et les deux (2) scrutateurs.

ARTICLE 20 — COMITÉ EXÉCUTIF

Le comité exécutif prend toutes les décisions en lien avec la gestion quotidienne de l’Association.

(1) Composition : Le comité est composé de cinq (5) administrateurs;

(2) Quorum : Le quorum du comité exécutif est fixé à trois (3) membres;

(3) Le président, les deux (2) vice-présidents, le secrétaire et le trésorier sont membres du comité exécutif.

ARTICLE 21 — DÉLIBÉRATIONS

(1) Sauf disposition contraire de la loi, des lettres patentes ou des règlements, les décisions du conseil se prennent lors de réunions régulièrement convoquées et tenues, à la majorité des voix données, chaque administrateur ayant une (1) voix. En cas d’égalité des voix, le président a droit à un second vote ou vote prépondérant.

(2) Toute résolution écrite signée par tous les administrateurs a la même valeur que si elle avait été adoptée au cours d’une réunion régulièrement convoquée et tenue.

(3) Un administrateur peut, avec le consentement de la majorité des administrateurs présents de l’Association, que ce consentement soit donné avant, pendant ou après l’assemblée, participer à une assemblée du Conseil d’administration à l’aide de moyens, dont le téléphone, lui permettant de communiquer avec les autres administrateurs participant à l’assemblée. Cet administrateur est en pareil cas réputé assister à l’assemblée.

ARTICLE 22 — DÉNONCIATION D’INTÉRÊTS PERSONNELS

(1) Tout administrateur doit dénoncer annuellement au conseil son intérêt, direct ou indirect, distinct de celui des autres administrateurs et des membres, dans un contrat ou une affaire que projette l’Association. Il peut dénoncer à l’avance, de façon générale, ses intérêts dans une personne morale, société ou association avec laquelle l’Association est susceptible d’avoir des relations

2) La dénonciation est consignée au procès-verbal de la réunion au cours de laquelle elle est faite. La dénonciation peut également être faite par écrit et adressée au secrétaire; elle est alors lue à l’assemblée du conseil qui suit la réception et consignée au procès-verbal de celle-ci.

(3) Le défaut d’un administrateur de se conformer aux dispositions du présent article n’emporte pas nullité de quelque décision du conseil que ce soit, ni de la participation à telle décision, et ne le rend pas redevable de ses bénéfices envers l’Association, ses membres ou ses créanciers. Le défaut l’expose cependant à la destitution par les membres.

ARTICLE 23 — ÉLECTION ET DURÉE DU MANDAT

OFFICIERS

(1) À la réunion qui suit l’assemblée générale annuelle des membres, le conseil choisi parmi
les membres, suivant la procédure qu’il juge appropriée, un secrétaire et un trésorier.

(2) Le mandat d’un officier commence dès la nomination et, sous réserve des dispositions des
articles 23 (3) et 23 (4), prend fin à la nomination de son successeur. La fin de son mandat
d’administrateur, le cas échéant, entraîne celle de son mandat d’officier. Par contre, le
mandat d’un administrateur peut se poursuivre alors que son mandat d’officier prend fin.

(3) Le mandat d’un officier prend fin automatiquement en cas de décès, d’inéligibilité en vertu
du présent règlement, de destitution ou s’il cesse d’être membre.

(4) La démission d’un officier se donne par écrit et est adressée au président.

(5) Le remplacement d’un poste d’officier s’effectue par le conseil d’administration pour tout
motif qu’il juge suffisant.

(6) Le conseil comble les vacances qui surviennent parmi les officiers au cours de la durée du
mandat du titulaire. En pareil cas, le mandat du remplaçant prend fin au moment où celui
de son prédécesseur aurait normalement pris fin.

ARTICLE 24 — PROCÉDURE D’ÉLECTION

(1) Les administrateurs sont élus par les membres réguliers réunis en assemblée générale.
L’élection a lieu au vote secret ou selon le moyen déterminé par le conseil s’il y a plus de
candidatures que d’administrateurs à élire. Le président et les deux (2) vice-présidents
sont élus au suffrage universel lors de l’assemblée générale. Un administrateur, dont le
mandat est encore valide pour une autre année, peut se présenter à l’un des postes de
vice-président ou celui de président sans avoir démissionné. S’il n’est pas élu, il peut
terminer son mandat comme administrateur. S’il est élu sur l’un des postes au suffrage
universel, son poste d’administrateur devenu vacant est à pourvoir par le conseil
d’administration pour la durée résiduelle du mandat.

(2) Nulle candidature n’est recevable sans l’acceptation du candidat.

(3) L’assemblée générale des membres élit les administrateurs selon la procédure suivante :
(a) mise en nomination au poste de président et des deux (2) postes de vice-présidents;
(b) mise en nomination des postes d’administrateurs dans le respect des règles
d’appartenance et de la procédure prévues à l’article 14 (4).

(4) Un bulletin de mise en candidature appuyé de deux (2) signatures de membres réguliers
devra être soumis au minimum sept (7) jours avant l’assemblée générale au secrétariat
de l’Association ou à tout autre endroit mentionné sur le bulletin de mise en candidature.

ARTICLE 25 — PRÉSIDENCE

Le président préside et dirige les assemblées du conseil et les assemblées des membres, veille
à l’exécution des décisions qui y sont prises et exerce une surveillance générale sur
l’administration de l’Association. Il est d’office membre et président du comité exécutif et de
tous les comités.

(1) Le président est le représentant officiel de l’Association.

(2) Il coordonne les activités du comité exécutif dans les réalisations des objets de
l’Association.

(3) Il veille à faire exécuter les décisions prises par les assemblées générales de l’Association.

(4) Il exerce tous les pouvoirs qui pourraient lui être conférés par l’assemblée générale de
l’Association.

(5) Il représente l’Association dans les négociations avec la Ville de Québec.

ARTICLE 26 — VICE-PRÉSIDENTS

(1) Les vice-présidents assistent aux assemblées du conseil, du comité exécutif et aux
assemblées des membres et assistent le président dans ses fonctions et l’un d’eux le
remplace, au besoin.

(2) Les vice-présidents sont d’offices membres du comité exécutif.

ARTICLE 27 — SECRÉTAIRE

(1) Le secrétaire assiste aux assemblées du conseil, du comité exécutif et aux assemblées des
membres.

(2) Il rédige et signe les avis de convocation et ordres du jour conformément aux instructions
reçues.

(3) Il rédige les procès-verbaux, qu’il signe et fait signer par le président.

(4) Il est en outre chargé de la tenue et de la garde des archives et registres de l’Association.

(5) En l’absence du secrétaire ou en cas de vacance du poste, ses fonctions sont dévolues à
l’administrateur ou à l’officier que le président nomme secrétaire intérimaire.

ARTICLE 28 — TRÉSORIER

(1) Le trésorier est responsable de la comptabilité de l’Association et il assiste aux assemblées
du conseil, du comité exécutif et aux assemblées des membres.

(2) Il a la charge de la garde des fonds de l’Association et des livres de comptabilité. Il voit à
la planification et au contrôle des finances.

(3) Il est responsable de voir à ce que soient recueillies les cotisations des membres ainsi que
tout autre revenu dont pourrait disposer l’Association.

(4) Il est chargé de déposer la totalité des revenus de l’Association dans un compte au nom
de l’Association dans une institution financière au choix du conseil d’administration.

(5) Il s’assure de la tenue des livres comptables de l’Association.

(6) Il est chargé de tenir un inventaire des meubles et immeubles de l’Association.

(7) ll est autorisé à vérifier si toutes les dépenses engagées par le comité exécutif sont
entérinées par l’assemblée ou permises par les règlements.

(8) Il présente les états financiers ou à défaut, un état des revenus et des dépenses, à
l’assemblée générale dans les quatre (4) mois qui suivent la fin de l’année financière.

Il exécute tous les devoirs inhérents à sa fonction de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui
pourraient de temps à autre lui être conférés par l’assemblée générale de l’Association.

ARTICLE 29 — EXERCICE FINANCIER

(1) L’exercice financier de l’Association commence le 1er janvier pour se terminer le 31
décembre de la même année.

(2) Le conseil d’administration peut modifier s’il le juge à propos l’exercice financier par
résolution.

ARTICLE 30 — ADHÉSION

(1) COTISATION ANNUELLE
Tout membre ayant quitté volontairement l’Association ou ayant refusé d’y adhérer, tout
en demeurant admissible pourra se voir exiger un droit d’entrée spécial s’il désire
réintégrer l’Association ou y être admis. Dans chaque cas le montant de ce droit d’entrée
sera déterminé par le conseil d’administration.

(2) DÉDUCTIONS À LA SOURCE
Toute demande d’adhésion à l’Association inclut une autorisation implicite permettant au
Service des ressources humaines de la Ville de Québec de retenir sur le salaire d’un
membre le montant de la cotisation fixée conformément à l’article 3, Catégorie de
membres et à l’article 30, Cotisation annuelle.

ARTICLE 31 — SIGNIFICATIONS

L’omission accidentelle de transmettre un avis de convocation à un ou plusieurs de ses
destinataires n’entraîne pas la nullité des décisions de l’assemblée ou de la réunion.

ARTICLE 32 — PLACEMENTS

Le conseil peut autoriser l’acquisition de valeurs mobilières par voie d’apport, de participation,
de souscription ou d’achat. Il les administre et les aliène au prix ou pour la considération qu’il
estime juste.

ARTICLE 33 — CONTRATS

Les contrats et autres documents qui doivent être signés par l’Association peuvent l’être par
son président, ses vice-présidents, son secrétaire ou son trésorier pourvu qu’ils soient deux
(2) à agir conjointement. Tout document ainsi signé lie l’Association sans autre formalité ou
autorisation. Le conseil a cependant le pouvoir de nommer spécifiquement toute personne
pour signer tout contrat ou document précisé dans la résolution de nomination.

ARTICLE 34 — CHÈQUES ET EFFETS BANCAIRES

Tous les chèques, traites et ordres de paiement et autres documents commerciaux de cette
nature sont signés par les personnes désignées par le conseil d’administration.

ARTICLE 35 — AFFAIRES BANCAIRES

Le conseil autorise l’ouverture d’un compte au nom de l’Association dans l’institution financière
de son choix et tout contrat avec cette dernière qu’il juge nécessaire en vue du dépôt ou du
retrait de toute somme de l’Association, d’emprunts bancaires et autres transactions et
relations juridiques et financières que la loi, les lettres patentes, les règlements et les
résolutions de l’Association permettent entre celle-ci et cette institution financière.

ARTICLE 36 — INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS ET OFFICIERS

Sauf en cas de fraude ou de négligence grossière, les administrateurs, les officiers et les
membres de tous comités de l’Association qui, en raison d’actes posés de bonne foi dans
l’exercice de leurs fonctions, sont poursuivis personnellement, sont indemnisés par
l’Association. À cette fin, le conseil d’administration doit souscrire et maintenir en vigueur une
assurance responsabilité.

ARTICLE 37 – ADOPTION, AMENDEMENT, ABROGATION DU RÈGLEMENT GÉNÉRAL

Le présent règlement général ne peut être abrogé ou amendé qu’en assemblée générale
annuelle ou en assemblée générale extraordinaire convoquée spécifiquement à cette fin.

Toute modification au présent règlement général doit être soumise à l’assemblée générale
annuelle ou à l’assemblée générale convoquée spécifiquement à cette fin par le conseil
d’administration. Tout membre qui désire présenter un amendement doit d’abord le soumettre
au conseil d’administration. Aucun amendement ne peut être discuté et voté par l’assemblée
sans un avis préalable à cet effet transmis avec l’avis de convocation.

L’adoption, les amendements ou l’abrogation du présent règlement général doit être adopté
par un vote des deux tiers des membres présents.

ARTICLE 38 – DATE D’EFFET OU ENTRÉE EN VIGUEUR

Tous les règlements ou amendement aux règlements adoptés entrent en vigueur dès leur
adoption par l’assemblée générale annuelle ou l’assemblée générale extraordinaire convoquée
à cette fin.